Assistant/Assistante logistique (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : VBFBLO007
Niveau: C
Famille de fonctions : Gestionnaires de produits Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)
Raison d'être de la fonction
Mettre à disposition des fournitures et du matériel et assurer le suivi des dossiers
afin de
soutenir les autres départements de l’organisation d’un point de vue logistique dans le respect des normes budgétaires et légales.
Finalités
En tant quecollaborateur administratifeffectuer diverses tâches administratives
afin de
contribuer au bon fonctionnement du département logistique.
Exemples de tâches
- enregistrer et traiter les demandes internes
- faire le suivi de dossiers de commande de matériel
- encoder des données dans des bases de données
- faire des tableaux récapitulatifs sur demande
En tant quecollaborateur logistiqueeffectuer diverses tâches logistiques
afin de
répondre aux attentes des clients et soutenir les départements dans leur organisation logistique.
Exemples de tâches
- vérifier les biens, fournitures et services obtenus
- assurer le suivi de matériel/fournitures entrants et sortants
- faire le suivi des commandes
- tenir les départements au courant du stock de biens disponibles
En tant quegestionnaire des dépensesfaire le suivi des processus d’achat d’un point de vue administratif
afin de
respecter les règles budgétaires et les exigences légales de l’organisation.
Exemples de tâches
- faire des demandes de prix
- demander les signatures des responsables
- encoder les bons de commande en l’allouant au budget correspondant
- contrôler les factures avec les bons de commande
- calculer des sommes dues et suivre des budgets attribués
En tant quepersonne de contactrépondre aux questions et transmettre des informations à propos des biens entrants et sortants
afin de
tenir les départements continuellement au courant de l'état d’avancement des dossiers.
Exemples de tâches
- informer les clients de l’état d’avancement du dossier/décision finale
- assurer la correspondance avec les différents intervenants
- répondre aux questions posées et transférer les questions plus complexe au responsable
- demander des informations et/ou consulter des documents pour aider les clients
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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chef d’équipe
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procédures, planning ...
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oral ou écrit
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quotidien
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clients
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demande d'informations
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oral
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quotidien
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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chef d’équipe
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informations, problèmes, suggestions d'améliorations
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oral ou écrit
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quotidien
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collègues
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échanges d'informations, commande de matériel, ...
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oral ou écrit
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quotidien
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le chef d’équipe
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- ses propres tâches (évaluées régulièrement)
La fonction doit demander une autorisation pour
- tout ce qui s’écarte des procédures normales et des directives spécifiques prévues pour la fonction
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- procédures et directives du service
- directives en matière de contrôle de gestion
- directives en matière de procédures d’achat
Quelles innovations
- proposer des améliorations concrètes aux procédures et méthodes utilisées
Sur base de quel cadre de référence
- connaissance des procédures/directives liées à son domaine de responsabilités
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