Deskundige projectmanagement (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : VBFBSA006
Niveau: B
Functiefamilie : Ondersteuners Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)
Doel van de functie
Bijstaan van één of verschillende projectverantwoordelijke(n) bij het beheer van projecten en/of deelprojecten
teneinde
kwaliteitsvolle diensten te garanderen voor de interne en externe klanten, met naleving van de doelstellingen en de afgesproken planning.
Resultaatgebieden
Alsprojectassistentin staat zijn om volledig zelfstandig deelprojecten of specifieke aspecten van projecten te beheren
teneinde
bij te dragen tot de verwezenlijking van het of de project(en) met inachtneming van de doelstellingen en gestelde termijnen.
Voorbeelden van taken
- verzamelen, analyseren en synthetiseren van de gegevens noodzakelijk voor de voortgang voor het project
- helpen bij het plannen van het project, het verwezenlijken en organiseren van de geplande acties en het verzekeren van de opvolging en de evaluatie van het project
- actief deelnemen aan de werkvergaderingen
- proactief adviezen en voorstellen formuleren om het beheer van het project(en) te verbeteren
- instaan voor de communicatie over de voortgang van het (de) project(en) op basis van voorafgaand overleg met de projectverantwoordelijke(n)
Alsorganisatordeelnemen aan de organisatie van initiatieven betreffende de projecten en producten behandeld door de dienst, zoals de ondersteuning voor de uitvoering van administratieve en organisatorische taken
teneinde
bij te dragen tot de optimale werking en bij te dragen tot de klanttevredenheid en de voortgang van het(de) project(en).
Voorbeelden van taken
- beheren van de praktische en organisatorische aspecten van de evenementen
- organiseren van gerichte communicatie-acties in overleg met de betrokken projectverantwoordelijke(n), verschaffen van verslagen aan de betrokken doelgroep
- beheren van het administratief en organisatorische luik van de netwerken aangestuurd door de dienst
- bijwerken van de internetsite(s)
- verzekeren van de correcte opvolging van de georganiseerde en/of geplande acties
Alscontactpersoonde medewerkers en (interne en externe) klanten snel en doortastend inlichten, informeren en helpen
teneinde
de aanvragen te beantwoorden, rekening houdend met de doelstellingen van de cel.
Voorbeelden van taken
- bevestigen van ontvangst van de aanvragen, vragen en klachten om ze te verwerken en/of over te maken aan de juiste personen/diensten
- optreden als tussenpersoon tussen de projectverantwoordelijke(n) en de partners, onderhouden van contacten met alle actoren van het (de) project(en)
- verschaffen van de gepaste informatie, documenten en formulieren aan de medewerkers en klanten
- opvolgen van de voortgang van de behandelde vragen en dossiers
- informeren van de chef en de back-up over de complexe aanvragen en dossiers
Alskennisbeheerderwaken over het delen van kennis, knowhow en vaardigheden onder de collega’s en zijn eigen kennis uitbreiden
teneinde
de eigen vaardigheden te ontwikkelen en bij te dragen tot de constante verbetering van de werking van de dienst.
Voorbeelden van taken
- ter beschikking stellen van de medewerkers en/of klanten van alle voor de dienst relevante informatie
- deelnemen op actieve wijze aan de werkgroep(en) om de werkprocedures van de dienst te documenteren en/of te verbeteren conform de richtlijnen van de dienst
- bijhouden van de wijzigingen in de materies die de dienst behandelt
- helpen en begeleiden van de nieuwe collega’s om hun onthaal en integratie in de dienst te vergemakkelijken
- volgen van opleidingen in het kader van zijn eigen ontwikkeling
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
de verantwoordelijke van de dienst
|
voortgang van onderdelen van een project, verzoeken, vragen en klachten, verslagen
|
per mail, brief, telefoon, persoonlijk contact, tijdens vergaderingen
|
ad hoc
|
de projectleider
|
voortgang van onderdelen van een project, verzoeken, vragen en klachten, verslagen
|
per mail, brief, telefoon, persoonlijk contact, tijdens vergaderingen
|
ad hoc
|
de projectmedewerkers van andere teams (klanten, andere projectteams)
|
vragen, informatie, adviezen
|
per mail, brief, telefoon, persoonlijk contact, tijdens vergaderingen
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
de verantwoordelijke van de dienst
|
antwoorden, informatie, adviezen
|
per mail, brief, telefoon, persoonlijk contact, tijdens vergaderingen
|
ad hoc
|
de projectleider
|
antwoorden, informatie, adviezen
|
per mail, brief, telefoon, persoonlijk contact, tijdens vergaderingen
|
ad hoc
|
projectmedewerkers van andere teams (klanten, andere projectteams)
|
antwoorden, informatie, adviezen
|
per mail, brief, telefoon, persoonlijk contact, tijdens vergaderingen
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de hiërarchische overste
De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- het beheer van (deel)projecten
- beantwoorden van vragen van klanten tijdens het project
- verzorgen van de opvolging en evaluatie van de projecten
- organiseren van vergaderingen en evenementen
De functie moet autorisatie vragen voor
- de voor een nieuw project te leveren ondersteuning
- communicatieacties over de voortgang van projecten
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- het statuut van het federaal administratief openbaar ambt
Welke vernieuwingen
- gebruik van nieuwe projectmethoden
- proactief formuleren van adviezen aan de verantwoordelijke van de dienst met het oog op een verbetering van de werking van de dienst
Gebaseerd op welk referentiekader
|