Identification de la fonction

Code de la fonction : NLO003

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)

Raison d'être de la fonction

Organiser et suivre l'acquisition de produits, services et/ou travaux au sein ou en dehors de l'organisation

afin de

soutenir la préparation, l’attribution et l’exécution de marchés publics répondant aux normes de qualité et aux conditions les plus avantageuses.

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de dossiers

préparer des dossiers de marchés publics dans le respect de la réglementation et des délais

afin de

permettre l’achat optimal de produits, de services et/ou de travaux.

 

Exemples de tâches

• analyser et cartographier précisément les besoins des clients (internes) ;

• sélectionner et appliquer la procédure appropriée en fonction des dispositions réglementaires, des montants et de la nature du marché ;

• soutenir l’élaboration des cahiers des charges et de tous les documents relatifs à la procédure (notes justificatives, décision d’attribution, rapports d'évaluation, bons de commande ...) et assurer les publications prévues par la réglementation ;

• sélectionner les candidats et analyser scrupuleusement les offres ;

• le cas échéant , procéder à la passation du marché une fois le dossier clôturé ...

 

En tant que

gestionnaire de contrats

faire le suivi des contrats en concertation avec le(s) responsable(s) et veiller à leur exécution

afin de

éviter et/ou de résoudre des problèmes commerciaux, juridiques ou techniques entre les intervenants.

 

Exemples de tâches

• vérifier que les prestations, produits et travaux délivrés et que les paiements réclamés sont conformes aux documents du marché et de l’offre retenue ;

• contrôler les demandes de paiements des fournisseurs et prestataires de services et déterminer dans quelle mesure ils sont justifiés ;

• aider à la conclusion, au renouvellement et à la modification des accords selon les besoins et circonstances ;

• placer une commande supplémentaire ...

 

En tant que

gestionnaire de budget

participer à l’élaboration et à la gestion du budget des marchés publics et des contrats

afin de

contribuer à une gestion financière optimale de l’organisation.

 

Exemples de tâches

• participer à l’estimation du coût total d’un marché ;

• participer à l’élaboration et la gestion, pour chaque contrat, d’un échéancier des événements (modalités de paiement, l'expiration ...) ;

• tenir à jour et fournir un relevé détaillé ou consolidé des dépenses de chaque contrats ;

• établir un résumé standardisé de chaque contrat et les classer ...

 

En tant que

personne de contact

répondre aux questions et donner des informations et des conseils aux différents intervenants (organismes de contrôle, collègues, clients, fournisseurs …)

afin de

fournir l’information nécessaire et les soutenir de manière transparente dans la prise de décision.

 

Exemples de tâches

• fournir toutes les pièces justificatives à l’organisme compétent (inspection des Finances, contrôle des engagements, direction de la Cour des comptes …) et faire une proposition de réponse ou d’action à entreprendre pour les remarques ou observations formulées ;

• correspondre avec les différents intervenants dans le cadre de procédures tout en respectant de manière stricte les principes des base de la réglementation ;

• participer, de façon déontologique, aux discussions, négociations et rédactions des contrats ;

• assurer le suivi des réponses aux questions posées ;

• favoriser une relation client positive ...

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

développer ses connaissances et se tenir informé de l'évolution de la législation, de la doctrine juridique et de la jurisprudence des marchés publics

afin de

disposer de connaissances actualisées lors des différentes procédures et les diffuser au sein de l'organisation.

 

Exemples de tâches

• suivre la réglementation des marchés publics et ses évolutions et celle spécifique aux produits, services et/ou travaux demandés ;

• assister à des formations, des séminaires … ;

• sensibiliser les clients aux procédures à suivre ;

• transférer ses connaissances ...

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management, collaborateur, autre service, ...	décisions, questions, informations, ...	dossier, réunion, groupe de pilotage, mail, ...	ad hoc
cabinet / cellule stratégique	demandes d'ordre de priorité pour de nouveaux projets	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
demandeurs de services, biens, ...	spécifications techniques	en tant que dossier	hebdomadaire
organes de contrôle (Inspection des Finances, contrôleur des engagements)	questions écrites	par lettre, e-mail ...	mensuel
organisations/entreprises	offres de services, contrats, factures	en tant que dossier	hebdomadaire
parlementaires	questions orales ou écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management, collègue, ...	suivi des marchés publics, cahier des charges, ...	réunion, groupe de pilotage, dossier, ...	hebdomadaire
instances de contrôle	cahier des charges	en tant que dossier	hebdomadaire
services demandeurs	cahier des charges, justification du choix du fournisseur, ...	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le supérieur hiérarchique

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation de son propre travail

• avis formulés oralement par téléphone

• propositions d'actions de simplification des activités (classement, templates, tableaux de suivi)

• traitement des dossiers

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les avis écrits engageant l'équipe

• les dossiers soumis et revus par le supérieur

• sortir des procédures

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• directives européennes

• loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics

• loi du 13 août 2011 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services dans les domaines de la défense et de la sécurité

• arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques

• arrêté royal du 23 janvier 2012 relatif la passation des marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services dans les domaines de la défense et de la sécurité

• arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics

• loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l’information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions

 

Quelles innovations

• proposer des améliorations ou des nouveautés aux procédures et instruments

 

Sur base de quel cadre de référence

• le contexte de l'organisation

• expérience personnelle

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.