Deskundige directiesecretariaat (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : VBFBSA012
Niveau: B
Functiefamilie : Ondersteuners Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)
Doel van de functie
Administratieve en organisatorische bijstand verlenen aan een of meerdere directieleden
teneinde
op vertrouwelijke wijze bij te dragen tot het correcte verloop van de dagelijkse activiteiten van een of meerdere directies of diensten.
Resultaatgebieden
Alsassistentadministratieve, budgettaire, juridische en/of planningsactiviteiten coördineren
teneinde
een of meerdere directies, diensten of verantwoordelijken te ondersteunen en een efficiënte werking mogelijk te maken.
Voorbeelden van taken
- toezien op het verloop van de vergaderingen (documenten, PV’s, presentaties, signataires,...)
- beantwoorden van de vragen en klachten gericht aan een of meerdere directies, diensten of verantwoordelijken
- zorgen voor de briefwisseling van een of meerdere directieleden om hun contacten zo goed mogelijk te beheren
- instaan voor de opvolging van verschillende specifieke dossiers om de werklast van het directielid te beperken
- voorbereiden van communicaties in naam van een of meerdere directies, diensten of verantwoordelijken
Alsorganisatortussenkomen in het beheer en de planning van een of meerdere directies, diensten of verantwoordelijken
teneinde
de globale werking van de directie, dienst en/of verantwoordelijke te vergemakkelijken.
Voorbeelden van taken
- organiseren van de agenda van een of meerdere directies, diensten of verantwoordelijken
- organiseren van vergaderingen, colloquia
- bijdragen tot de organisatie van evenementen en seminaries
- organiseren van verplaatsingen
- reserveren en ter beschikking stellen van het logistieke materiaal voor de dienst
Alsgegevensbeheerderrelevante informatie, gegevens en documenten organiseren
teneinde
te zorgen voor een snelle en efficiënte toegang tot kwaliteitsvolle informatie/kennis voor de organisatie, directie(s) of dienst(en).
Voorbeelden van taken
- verbeteren van de toegankelijkheid van informatie, gegevens en documenten
- informatie, gegevens en documenten op beveiligde en toekomstbestendige wijze opslaan
- bijwerken van de databanken wat betreft de inhoud en/of de vorm
- controleren van de kwaliteit en de toegankelijkheid van geklasseerde documenten, dossiers of informatie
Alscontactpersoonde interne en externe relaties organiseren voor een of meerdere directies, diensten of verantwoordelijken
teneinde
hen te ondersteunen in hun stappen.
Voorbeelden van taken
- beantwoorden van vragen om inlichtingen, vragen en klachten
- doorverwijzen naar de gespecialiseerde personen en diensten
Alskennisbeheerderde eigen kennis uitbreiden
teneinde
concrete verbeteringen voor te stellen voor de werking van een of meerdere directies, diensten of verantwoordelijken.
Voorbeelden van taken
- volgen van opleidingen, seminaries over de materie
- voorstellen van verbeteringen
- delen van kennis en tips met de collega’s
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
directeur, verantwoordelijke van de dienst
|
aanvraag van dossiers, aanvraag van afspraken, aanvraag voor de organisatie van een vergadering/evenement
|
mondeling, schriftelijk
|
dagelijks
|
andere diensten
|
dossiers, inplannen van afspraken
|
mondeling, schriftelijk
|
dagelijks
|
externe betrokkenen, bezoekers
|
aanvraag van afspraken, informatie
|
mondeling, schriftelijk
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
directeur, verantwoordelijke van de dienst
|
informatie, problemen, suggesties voor verbeteringen
|
mondeling, schriftelijk
|
dagelijks
|
andere diensten
|
uitwisseling van informatie
|
mondeling, schriftelijk
|
dagelijks
|
externe betrokkenen, bezoekers
|
informatie
|
mondeling, schriftelijk
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
het diensthoofd of de directeur
De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- verkrijgen van bijkomende informatie
- de eigen activiteiten op korte termijn (regelmatige controles)
- het beheer van onvoorziene omstandigheden
De functie moet autorisatie vragen voor
- al wat afwijkt van de normale procedures en de specifieke richtlijnen opgesteld voor de functie
- de communicatie en het beheer van belangrijke dossiers
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- procedures en richtlijnen van de directies/diensten
- richtlijnen inzake interne en externe communicatie
Welke vernieuwingen
- proactief verbeteringen voorstellen voor de bestaande procedures, technieken en methodes
Gebaseerd op welk referentiekader
- kennis van de procedures/richtlijnen in verband met het eigen verantwoordelijkheidsdomein
|