Attaché gestion du statut spécial - litiges (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DBV039
Niveau: A
Classe : A1 Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)
Raison d'être de la fonction
Assister le chef du service Privilèges et Immunités
afin de
veiller à l'application des dispositions de la Convention de Vienne
Intervenir, sous la responsabilité du chef de service, dans la gestion des litiges entre les missions diplomatiques et les créanciers belges
afin de
tenter d'apporter une solution entre les parties
Finalités
En tant quecontrôleurcontrôler les dossiers de demande de carte d'identité spéciale pour le personnel administratif et technique des ambassades et des représentations permanentes
afin de
autoriser la délivrance des cartes d'identité spéciales
Exemples de tâches
- contrôler les données encodées par les agents encodeurs du service
- examiner le dossier et vérifier les documents fournis à l'appui de la demande
- contrôler l'autorisation électronique de la demande
En tant quegestionnaire de dossierstraiter les litiges entre les missions diplomatiques d'une part et les autorités belges ou les particuliers d'autre part (entreprises, simples citoyens, etc.)
afin de
faciliter le dialogue entre les parties
Exemples de tâches
- intervenir diplomatiquement entre les parties par courrier
- assurer les contacts avec les créanciers et les avocats
- mettre à jour la banque de données des litiges et assurer le suivi des dossiers
En tant queconseiller internerépondre aux questions des collaborateurs
afin de
leur permettre de traiter les dossiers dans le respect des procédures et de la législation
Exemples de tâches
- analyser les dossiers et documents
- donner des éléments de réponse aux collaborateurs
En tant queconseiller interneassister le chef du service Privilèges et Immunités
afin de
lui permettre de remplir sa tâche d'interlocuteur, avec les missions diplomatiques, dans la résolution des litiges et autres problèmes pouvant survenir (délivrance des cartes d'identité)
Exemples de tâches
- donner un avis sur les dossiers
- proposer le cas échéant des sanctions contre les missions
En tant quecontrôleurcontrôler les dossiers relatifs aux infractions (dossiers des parquets, sous la responsabilité du chef de service) et ceux relatifs à l'octroi des plaques du Corps diplomatique, à l'octroi du permis de conduire, du permis de chasse, ainsi que ceux relatifs au permis de détention d'armes et de port d'armes pour le personnel diplomatique
afin de
garantir le respect de la Convention de Vienne sans perdre de vue le respect des réglementations belges et européennes
Exemples de tâches
- superviser les dossiers établis par les collaborateurs
En tant quepersonne de contactrépondre à différentes demandes (en rapport avec les missions du service)
afin de
tenter de résoudre les problèmes exposés
Exemples de tâches
- recevoir des demandes, y répondre par téléphone ou par courrier électronique
- transmettre celles-ci au collaborateur compétent, le cas échéant, pour réponse
- signer certains documents
En tant quecoordinateurdonner des instructions claires et précises aux agents
afin de
permettre aux agents de mener à bien l'application du statut spécial
Exemples de tâches
- donner des instructions claires et précises pour la gestion du statut spécial
- organiser le travail au sein de l'équipe
- appliquer les cercles de développement
- défendre les intérêts du service vis-à-vis de la hiérarchie
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
|
Quelle information
|
Sous quelle forme
|
Avec quelle fréquence
|
ambassades et missions diplo
|
demandes de cartes d'identité
|
notes verbales
|
quotidien
|
ambassades et missions diplo
|
demandes d'exonérations de taxes
|
notes verbales
|
quotidien
|
ambassades et missions diplo
|
demandes de prises en charge
|
notes verbales
|
quotidien
|
ambassades et missions diplo
|
demandes de plaques CD
|
notes verbales
|
quotidien
|
particuliers/citoyens
|
plaintes
|
par lettre, e-mail ...
|
ad hoc mais souvent
|
autres serv. publ. féd.
|
questions écrites, plaintes
|
par lettre, e-mail ...
|
ad hoc mais souvent
|
organisations/entreprises
|
plaintes
|
par lettre, e-mail ...
|
ad hoc mais souvent
|
autres directions, postes diplo
|
questions orales et écrites
|
par lettre, e-mail ...contact personnel
|
ad hoc mais souvent
|
Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
|
Quelle information
|
Sous quelle forme
|
Avec quelle fréquence
|
ambassades et missions diplo
|
décisions de délivrance de carte d'identité
|
en tant que dossier
|
quotidien
|
autres serv. publ. féd.
|
décisions
|
par lettre, e-mail ...
|
ad hoc
|
ambassades et missions diplo
|
autorisations de prises en charges
|
notes verbales
|
quotidien
|
ambassades et missions diplo
|
plaques CD
|
notes verbales
|
quotidien
|
particuliers/citoyens
|
conseils écrits
|
par lettre, e-mail ...
|
ad hoc mais souvent
|
organisations/entreprises
|
conseils écrits
|
par lettre, e-mail ...
|
ad hoc mais souvent
|
ambassades et missions diplo
|
questions écrites
|
notes verbales, lettre
|
ad hoc mais souvent
|
autres directions, postes diplo
|
conseils oraux et écrits
|
par lettre, e-mail ...contact personnel
|
ad hoc mais souvent
|
Positionnement
La fonction est dirigée par
le président (N) ; le chef du Protocole (N-1)
le chef de service Privilèges et Immunités (N-2)
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- la délivrance des cartes d'identité spéciales aux agents administratifs et techniques des ambassades et missions diplomatiques
- la délivrance de documents divers
- la prise de contacts avec les missions diplomatiques, les autres SPF, les autorités belges, les avocats, les particuliers, etc.
- la réponse aux questions qui relèvent de sa compétence
- l'organisation de son travail
La fonction doit demander une autorisation pour
- la modification des procédures
- les réponses aux parquets (infractions)
- les mesures de rétorsion et de sanction vis-à-vis des missions diplomatiques
- la réponse aux questions délicates ou politiques
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
1.223.389.000 EUR
Budget de travail propre
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- la Convention de Vienne de 1961 sur les relations diplomatiques
- l'arrêté royal du 30 octobre 1991 sur les documents de séjour en Belgique de certains étrangers
- les circulaires du Protocole
Quelles innovations
- les améliorations et tentatives de simplification des procédures
Sur base de quel cadre de référence
- la constatation de ce qui fonctionne mal
- le 'feed-back' de la hiérarchie
- le 'feed-back' des clients
|