Identificatie van de functie

Functiecode : IPO090

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Controleurs / inspecteurs / auditors

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Verstrekken van relevante informatie die betrekking heeft op de evaluatie van de goede werking van de organisatie, van de ingevoerde processen en procedures, van de efficiëntie van het interne controlesysteem in het bijzonder en van de beheersing van de risico's in het algemeen, aan het auditcomité, de voorzitter van het directiecomité en/of het management

teneinde

een behoorlijke garantie te kunnen geven over de mate waarin de activiteiten door de FOD of de instelling beheerst worden.

 

Uitwerken en voorstellen van aanbevelingen en verbeteringsvoorstellen

teneinde

de managers te helpen om hun doelstellingen te behalen en de werking van de organisatie te verbeteren.

 

Resultaatgebieden

Als

auditor

uitvoeren van allerlei soorten audits, met name financiële, conformiteits- (compliance audit), operationele, organisatorische, kwaliteits- en managementsaudits die betrekking hebben op de evaluatie van de goede werking van de organisatie en van de ingevoerde processen en procedures, en deelnemen aan verschillende soorten audits, met name inzake ICT, kwaliteit, enz.

teneinde

aanbevelingen en verbeteringsvoorstellen uit te werken en voor te leggen inzake de goede werking van de organisatie, de ingevoerde processen en procedures, de efficiëntie van het interne controlesysteem in het bijzonder en de risicobeheersing en het beheer in het algemeen

 

Voorbeelden van taken

• controleren van de efficiënte werking van een dienst en de afstemming van de doelstellingen op de strategie en opdrachten van de organisatie, en relevante meetindicatoren uitwerken

• beoordelen van de controle in alle domeinen (administratief, technisch en financieel) op alle systemen, of ze nu verband houden met de activiteiten, de informatie of de sturing

• nakijken of de regels, wetten, reglementen, interne richtlijnen en procedures bestaan en nageleefd worden

• controleren of de middelen op efficiënte en economische wijze aangewend worden en of de methodes en de planning relevant zijn ten opzichte van de internationale normen en specificiteiten van de overheidssector

• een beoordeling geven over de kwaliteit en de geschiktheid van de regels en procedures (manuele en geïnformatiseerde)

 

Als

evaluator

systematisch en methodisch beoordelen van de procedures inzake risicobeheer en van het interne controlesysteem

teneinde

te bepalen of deze procedures voldoende geschikt en efficiënt zijn, en, indien nodig, verbeteringsvoorstellen formuleren

 

Voorbeelden van taken

• aanbevelingen geven over het systeem voor interne controle en voor risicobeheer, enerzijds door na te kijken of de regels, wetten, reglementen, interne richtlijnen en procedures bestaan en nageleefd worden en anderzijds door de betrouwbaarheid van de informatie te verifiëren

• verzamelen van de nodige gegevens om het risicobeheer te evalueren; opmaken van rapporten die bepalend zullen zijn voor de doorgang van de controle ex ante naar de controle ex post (rekening houdend met de gevolgen) en voor de realisatie van de voorziene hervormingen

• beoordelen van de werking en efficiëntie van het kwaliteitssysteem in de organisatie

• bijdragen aan de ontwikkeling van de Control Risk Self Assessment (CRSA) in de organisatie om het management en het personeel de gelegenheid te bieden de werking van het systeem van interne controle te beoordelen en verbeteringsvoorstellen te formuleren

• het auditcomité een behoorlijke zekerheid geven dat het management de vereiste procedures inzake interne controle ingevoerd heeft om tegemoet te komen aan de vereisten inzake goed beheer via evaluaties, adviezen en de opvolging van de geformuleerde aanbevelingen

 

Als

adviseur

verstrekken van advies of proactieve aanbevelingen met betrekking tot nieuwe procedures of de reorganisatie van bepaalde procedures in het kader van verdere verbeteringen en ontwikkelingen

teneinde

de werking van de organisatie te verbeteren en de processen aan te passen aan de operationele en beleidsdoelstellingen

 

Voorbeelden van taken

• verschaffen van informatie en adviezen waardoor het management de werking van de organisatie, de efficiëntie en de geschiktheid van de interne systemen en procedures kan beoordelen en verbeteren

• formuleren van aanbevelingen aan het management om de risicobeheersing en de beheerssystemen te verbeteren

• verlenen van advies aan het management over de invoering van systemen voor zelfcontrole binnen de organisatie en een bijdrage leveren als "facilitator"

• adviseren van het management met betrekking tot organisatorische en operationele kwesties

• geven van advies aan het directiecomité van de organisatie voor de invoering van het KB "Interne Audit", van het KB "Interne controle" en adviseren wat betreft de goede praktijken inzake "government governance"

 

Als

redacteur

verslag uitbrengen over elke uitgevoerde audit aan de betrokken personen

teneinde

hen binnen de afgesproken termijnen de gevraagde informatie te bezorgen en de organisatie een behoorlijke garantie te geven over de mate waarin de operaties beheerst worden

 

Voorbeelden van taken

• opstellen van de meerjarenplanning die gebaseerd is op een methodische risicoanalyse en ook van het jaarlijkse gedetailleerde programma om een doeltreffende invoering van de middelen van de interne audit te verzekeren

• jaarlijks schrijven en nakijken van het handvest van de dienst

• jaarlijks een meerjarenplan inzake de vooruitgang vervolledigen en aanpassen om binnen een aanvaardbare termijn de beleidsraad redelijke zekerheid te geven over de mate waarin de activiteiten door de organisatie beheerst worden

• uitwerken van een programma voor de bewaking van de kwaliteit en de opvolging van de prestaties van de activiteiten van de interne audit dat zowel betrekking heeft op de organisatie van de interne audit als op de individuele audits, en verslag uitbrengen bij het auditcomité en bij de voorzitter van het directiecomité

• regelmatig verslag uitbrengen over elke uitgevoerde audit aan het auditcomité, aan de verantwoordelijke van de entiteit die betrokken was bij de audit en de managementverantwoordelijke voor de acties die ondernomen moeten worden, en het jaarlijks auditrapport opmaken en instaan voor de verspreiding en de presentatie ervan

 

Als

leidinggevende

op zelfstandige wijze beslissen over de organisatie van zijn/haar dienst

teneinde

de zelfstandigheid van de dienst te garanderen in vergelijking met de andere activiteiten van de FOD of de instelling, de vastgelegde doelstellingen te realiseren en er een maximale toegevoegde waarde aan te geven

 

Voorbeelden van taken

• aansturen, motiveren, evalueren en ontwikkelen van de medewerkers om de prestaties van de werknemers op een hoger niveau te brengen en om de verschillende opdrachten van de dienst tot een goed einde te brengen

• ervoor zorgen dat de expertise waarover de interne audit beschikt op optimale wijze gebruikt wordt en verschillende organisationele maatregelen overwegen (bv. de verdeling onder de auditoren-specialisten en de meer algemene auditors, enz.)

• voor elke opdracht de nodige middelen inzake tijd en personeel bepalen

• uitwerken en verdedigen van het budgetvoorstel van de interne audit en het personeelsplan in samenwerking met de voorzitter van het directiecomité en deze laten nakijken en goedkeuren door het auditcomité

• uitwerken van de procedures voor het opstarten van projecten en verschaffen van advies over de manier waarop het werk uitgevoerd moet worden

 

Als

deskundige van de organisatie

optreden als referentiepersoon binnen de organisatie voor alle vragen of toepassingen in verband met de interne audit

teneinde

het management en de medewerkers te ondersteunen met gefundeerd advies bij het realiseren van de organisationele doelstellingen

 

Voorbeelden van taken

• uitvoeren van specifieke analyses die door het auditcomité, de voorzitter van de organisatie of de voorzitter van de beleidsraad gevraagd worden

• als referentiepersoon optreden op nationaal en internationaal niveau en ervaringen uitwisselen met andere experts in het kader van "benchmarking"

• het management bijstaan in het kader van de invoering van het interne controlesysteem tot men een gepast kwaliteitsniveau bereikt heeft

• deelnemen aan vergaderingen van het netwerk van interne audit samengesteld uit chefs van de interne audit

• opvolgen van de politieke en sociale veranderingen en tendensen die het beleid en de operationele werking van de te onderzoeken domeinen zouden kunnen beïnvloeden

 

Als

promotor

promoten van interne controle en risicobeheer binnen de organisatie en bevorderen van de ontwikkeling van het beter beheer van de organisatie

teneinde

de concrete toepassing van deze systemen en aanbevelingen voor een beter beheer in de organisatie te stimuleren dankzij een grotere aanvaarding van de gebruikers

 

Voorbeelden van taken

• bijdragen tot de ontwikkeling van de Control Risk Self Assessment in de organisatie voor het lijnmanagement

• de organisatie sensibiliseren voor het belang van de interne controle en het risicobeheer

• promoten van de ontwikkeling en toepassing van het systeem voor risicobeheer en interne controle in de organisatie

 

Als

kennisbeheerder

actueel houden en uitbreiden van de eigen technische kennis en deze overdragen aan de medewerkers

teneinde

procedures en systemen te ontwikkelen die afgestemd zijn op actuele ontwikkelingen en die in overeenstemming zijn met de algemene visie van de organisatie

 

Voorbeelden van taken

• beheren van de stromen en structureren van de interne communicatie (bv. door middel van het auditcharter, enz.)

• deelnemen aan netwerkvergaderingen en contact opnemen met externe deskundigen om informatie uit te wisselen en zo zijn/haar kennis uit te breiden

• kennis nemen van de wetgeving die van kracht is en van de eventuele veranderingen, en de informatie overdragen aan medewerkers om ze toe te passen

• opvolgen van de politieke en sociale tendensen en veranderingen die het beleid en de operationele werking van het domein dat onderzocht kan worden, zouden kunnen beïnvloeden

• nagaan of de auditmethodes en systemen nageleefd en geactualiseerd worden in overeenstemming met de wettelijke teksten en de internationale normen die van toepassing zijn, en de betrouwbaarheid van de informatie in alle domeinen nagaan

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
medewerkers	vragen, adviezen	persoonlijk contact, e-mail	dagelijks
auditcomité	inlichtingen	onderzoeken, document	wekelijks
auditcomité	vragen, adviezen	persoonlijk contact, e-mail	ad hoc
andere diensten/interne controle	info,vragen, adviezen	contacten	dagelijks
andere fed. overh. diensten	vragen, adviezen	werkgroepen	ad hoc
externe consultants	vragen, adviezen	persoonlijk contact, e-mail	ad hoc
management	analyses, vragen	dossier, verslag	wekelijks
FOD B&B	vragen, adviezen	verslag	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
chef van de betrokken dienst	resultaat van de audit	gedetailleerd vertrouwelijk verslag	ad hoc
voorzitter van het directiecomité	resultaat van de audit	gedetailleerd vertrouwelijk verslag	ad hoc
auditcomité	resultaat van de audit	gedetailleerd vertrouwelijk verslag	ad hoc
minister	aanbevelingen	beknopt verslag	ad hoc
	aanbevelingen	beknopt verslag	ad hoc
auditcomité	aanbevelingen	beknopt verslag	ad hoc
verantwoordelijke van de directie	aanbevelingen	verslag over de opvolging van de toepassing	ad hoc
dienst interne controle	advies, aanbevelingen	verslag	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

hiërarchisch gezien: het auditcomité

(het aantal is afhankelijk van de omvang en van de taken van de organisatie en ook van de omvang van

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• opstellen en voorstellen van een jaarlijks en meerjarenauditplan

• onder de aandacht brengen van operationele kwesties die een impact hebben op de verwezenlijking van de doelstellingen

• organiseren en structureren van de individuele auditopdrachten (werkprogramma van elke opdracht) en ook van de opdrachten inzake advies

• de benadering van de analyses en audits en de keuze van de gebruikte methodes

• de dagelijkse organisatie van het werk, en opzoeken en samenstellen van gespecialiseerde documentatie

• de geformuleerde aanbevelingen en verbeteringsvoorstellen (gemotiveerde en geobjectiveerde conclusies)

• vrije toegang tot informatie, lokalen en personen van elk hiërarchisch niveau

• evalueren van een systeem voor interne controle en risicobeheer en ook voor het beheer van de organisatie in het algemeen

• aan het auditcomité en aan de ministers de grote problemen meedelen, bv. inzake fraude

• evaluatie van het aanhoudend risiconiveau dat aanvaard wordt door het management

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• alles wat budgettaire gevolgen heeft, hoewel de functie beschikt over het budget dat hem/haar is toegekend; wat betreft de overheidsopdrachten zijn de algemene regels van toepassing

• de validatie van zijn/haar budget en van het personeelsplan

• de validatie van het auditcharter

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

/

 

Eigen werkbudget

afhankelijk van de organisatie en van de omvang van de taken

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• naleving van een reeks gemeenschappelijke methodes en principes: "Standards for the Professional Practices of Internal Auditing" en van de "Code of ethics"

• nationale en internationale normen en bijzonderheden van de overheidssector

• naleving van regels, wetten, reglementen, interne richtlijnen en procedures

• KB van 2 oktober 2002 betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten en het KB van 26 mei betreffende het systeem van interne controle binnen de de FOD's

• wet van 22 juli 1993 houdende de organisatie van het budget en de comptabiliteit van de federale staat, met name artikel 31

 

Welke vernieuwingen

• de operationele activiteiten afstemmen op de opdrachten en de beleidsdoelstellingen

• invoering van efficiëntere en modernere werkmethodes

• optimalisering van de procedures

• invoering van efficiëntere werkmethodes

• ontwikkelen van nieuwe benaderingen voor risicobeheer (operationele, financiële, inzake conformiteit, ICT, enz.)

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• eigen ervaring en bijkomende opleidingen

• discussie met andere deskundigen

• netwerkvergaderingen

• internationale evoluties van het beroep

• tendensen en vernieuwingen in alle domeinen

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.