Attaché archives (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : ICO002
Niveau: A
Classe : A1 Famille de fonctions : Experts support à l'organisation Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)
Raison d'être de la fonction
Centraliser, analyser, classer et archiver les informations pertinentes selon les dispositions légales en matière de conservation
afin de
mettre à la disposition des utilisateurs externes et du management l'information nécessaire aux collaborateurs du SPF ou de l'organisation, et garantir la durabilité de l'information.
Finalités
En tant quearchivisteassurer la préservation de documents de toute nature
afin de
permettre aux utilisateurs de se baser sur des documents exploitables
Exemples de tâches
- garantir un support adéquat des informations (DVD, papier, CD-ROM ...
- veiller à la préservation et à l'entretien de ces informations (température, humidité, ...
- proposer des techniques modernes de conservation de la documentation
- traduire dans la pratique le cadre théorique et juridique pour la préservation et la conservation de l'information
En tant queanalyste-chercheurfaire des recherches à partir de sources de multiples, et fournir une première analyse à l'utilisateur
afin de
fournir toutes les informations nécessaires à l'utilisateur
Exemples de tâches
- faire des recherches pointues dans différents fichiers (via internet/revues/catalogues ...
- rédiger une synthèse de l'information trouvée
- exécuter une première analyse des données dans le cadre d'une problématique précise
- établir et exécuter les procédures de sélection et d'acquisition des archives
En tant queconseillerformuler au management des avis et des recommandations sur les outils d'information et les supports de conservation
afin de
améliorer et garantir un service de qualité optimal dans la mise à disposition de ces informations
Exemples de tâches
- collaborer avec les départements informatiques pour développer des programmes adéquats
- conseiller les responsables sur l'automatisation de l'accès à l'information
- conseiller les responsables sur les supports de diffusion de l'information
- conseiller les responsables sur la durée de vie légale de chaque document
En tant quegestionnaire de connaissancesacquérir et entretenir une connaissance actualisée dans les domaines traités
afin de
garantir la conformité du service fourni aux les évolutions actuelles pour ce qui concerne l'information et les avis délivrés
Exemples de tâches
- participer aux réunions interdépartementales et aux groupes de travail
- suivre les évolutions informatiques dans la gestion de l'information
- analyser la littérature et les différents médias
- entretenir les contacts internes et externes
En tant quegestionnaire d'informationgarantir la documentation et le classement de toute l'information pertinente pour le service en question
afin de
rendre celle-ci disponible et accessible pour l'utilisateur
Exemples de tâches
- aider au classement de l'information pertinente
- offrir un soutien dans la gestion des différentes banques de données
- apporter des améliorations dans la façon de documenter et de classer
- collecter de l'information (abonnement, ouvrages) de façon proactive
- analyser, élaborer et appliquer les sytèmes d'ordonnancement
En tant queaccompagnateur/guideguider et accompagner les utilisateurs des archives
afin de
aider ceux-ci dans leurs recherches et de faciliter l'exécution de leurs tâches
Exemples de tâches
- accompagner les utilisateurs internes et externes dans l'utilisation du système (internet, intranet, programme interne)
- guider et orienter les recherches
- informer les collègues des nouveaux développements
- élaborer des procédures de recherche standardisées
- instruire et soutenir le personnel d'archivage et les utilisateurs dans le maniement et l'accès aux archives
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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particuliers/citoyens, étudiants, scientifiques
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questions écrites et orales
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par lettre, e-mail
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quotidien
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autres services publ. fédéraux
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questions écrites et orales
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purement informel, par lettre, e-mail
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quotidien
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autres niveaux de pouvoir
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questions écrites et orales
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purement informel, par lettre, e-mail, accord formel
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hebdomadaire
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collègues
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questions écrites et orales
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purement informel, par lettre, e-mail
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quotidien
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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particuliers/citoyens, étudiants, scientifiques
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conseils écrits et oraux, matériel didactique
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par lettre, e-mail
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quotidien
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autres services publ. fédéraux
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conseils écrits et oraux
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par lettre, e-mail, accord formel
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quotidien
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autres niveaux de pouvoir
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conseils écrits et oraux
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par lettre, e-mail, accord formel
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hebdomadaire
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collègues
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conseils écrits et oraux
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par lettre, e-mail, accord formel
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quotidien
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Positionnement
La fonction est dirigée par
responsable en documentation et archivage/conseiller adjoint
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- la résolution de problèmes quotidiens survenant dans le suivi des dossiers
- l'organisation de son propre travail (détermination des priorités)
- l'organisation des archives (classement et encodage, banques de données)
- la façon d'exécuter les recherches
- la sélection des informations pertinentes pour le service
La fonction doit demander une autorisation pour
- la destruction des archives
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- réglementation en matière de durée de conservation
- réglementation en matière d'accès à l'information (confidentialité...)
Quelles innovations
- nouvelles techniques de conservation (p.ex. : scanner)
- élaboration de directives de classification
- accessibilité des dossiers
Sur base de quel cadre de référence
- développement d'un réseau personnel
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