Identification de la fonction

Code de la fonction : DPO004

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Diriger, coordonner et superviser le service chargé de la gestion du personnel statutaire des carrières extérieures (du SPF Affaires étrangères)

afin de

assurer et améliorer le fonctionnement du service gérant l'ensemble du personnel extérieur statutaire (environ 65O agents) sous ses aspects administratifs et financiers au sens large.

 

Assurer la circulation de l'information relative la carrière statutaire du personnel des carrières extérieures

afin de

informer les postes et les agents travaillant à l'étranger ou à l'Administration centrale ou les citoyens à l'extérieur du département (public et Ambassades étrangères)

 

Finalités

En tant que

dirigeant

assurer la direction du service (22 agents)

afin de

coordonner et programmer la gestion du service

 

• informer les agents du service sur les réglementations et procédures

• programmer les tâches en fonction des échéances générales et ponctuelles

• introduire des innovations dans le fonctionnement du service, y compris au niveau informatique

• esquisser la réalisation des activités de prévision (plans de personnel, etc.)

 

En tant que

assistant

soutenir le Directeur de la direction du Personnel extérieur

afin de

lui permettre de mener à bien les tâches confiées par la hiérarchie

 

Exemples de tâches

• préparation de notes de synthèse, de réponses écrites à des questions

• recherche de l'information dans les dossiers individuels des agents

• rédaction de propositions à l'attention de la hiérarchie

• avis divers (mutations, promotions, ouverture de postes, etc.)

• assistance au niveau de la préparation de voyages à l'étranger

 

En tant que

représentant

représenter le service au sein de différents forums de décision (interne et externe)

afin de

défendre le point de vue du SPF en matière de personnel extérieur

 

Exemples de tâches

• participation à des réunions internes (Communautés et Régions, etc.)

• rencontres externes avec des représentants d'autres SPF (Finances, Défense)

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

superviser la gestion des dossiers individuels des agents

afin de

garantir que tous les dossiers soient traités de façon optimale

 

Exemples de tâches

• superviser le fonctionnement, les accès, les innovation des différents programmes informatiques de gestion des dossiers individuels

 

En tant que

personne de contact

servir de contact entre l'Administration centrale à Bruxelles et les postes à l'étranger

afin de

répondre à toutes les questions des agents, des postes, des institutions belges et étrangères

 

Exemples de tâches

• répondre aux question des agents sur les aspects administratifs et financiers de leur dossier

• informer les postes belges à l'étranger sur la réglementation en vigueur

• informer le public et les Ambassades étrangères à Bruxelles sur des questions relatives à la gestion du personnel extérieur (statut, statistiques, etc.)

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
la hiérarchie	réglementation, décisions	notes	continue
les postes à l'étranger	contexte étranger (coût de la vie, statistiques...)	rapports	continue
les agents à l'étranger	infos concernant leur dossier	rapports, lettres	continue
institutions/autres SPF	statistiques, études...	rapports	ponctuelle

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
la hiérarchie	deux catégories: information générale thématique, statistiques, prévisions, soit information individ	notes	continue
les postes à l'étranger	instructions	mails	continue
les postes à l'étranger	expliquations d'instruction	mails	ponctuelle
les agents à l'étranger ou à l'A.C.	tout ce qui concerne les aspects administratifs et financiers de leur fonction	par lettre, e-mail ...	ponctuelle et fréquente
les institutions et autres SPF	régime administratif et financier des agents à l'étranger	courriers, rencontres	ponctuelle
les clients (individuels ou groupes et institutions telles Ambassades étrangères à Bruxelles)	information sur carrières extérieures et aspects administratifs et financiers liés à celles-ci	courriers, mails	ponctuelle

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Président NDirecteur P&O N-1

Directeur du personnel extérieur N-2

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• une partie de la correspondance administrative et financière

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• Cette fonction a la particularité d'offrir une autonomie très réduite, vu d'une part la proportion importante d'actes officiels touchant les agents (promotions, mutations, régime financier, etc.) qui nécessitent une signature à haut niveau (Ministre ou Président du Comité de direction) et d'autre part, l'interactivité des questions traitées avec les compétences d'autres Directions ou services (SPF Budget et contrôle de la gestion, Direction générale Budget, etc.), réclamant une coordination et la signature à plus haut niveau.

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1.223.389.000 EUR

 

Budget de travail propre

néant

 

Autres données quantitatives

1. néant

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

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Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• essentiellement la législation relative au statut des agents de l'Etat, ainsi que la réglementation internationale (p. ex. : Convention de Vienne sur les relations diplomatiques et consulaires, etc.)

 

Quelles innovations

• avant tout une amélioration de l'outil informatique (accès et traitement des données individuelles) visant à plus d'efficacité, de rapidité et de transparence (p. ex.: problématique des indemnités de poste)

• protection accrue des données personnalisées

 

Sur base de quel cadre de référence

• plan de management

• expériences passées

 

Profil de compétences génériques

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