Adviseur beheer van het buitenlands statutair personeel - Coördinator (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DPO004
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)
Doel van de functie
Het leiden, coördineren en superviseren van de dienst belast met het beheer van het statutair personeel van externe loopbanen (van de FOD Buitenlandse Zaken)
teneinde
de werking van de dienst die het geheel van het statutair extern personeel (+~650 personeelsleden) beheert, te verzekeren en verbeteren wat betreft de administratieve en financiële aspecten in ruime zin
Het verzekeren van de circulatie van informatie over de statutaire loopbaan van het personeel van externe loopbanen
teneinde
de posten en de medewerkers die in het buitenland werken of in de centrale dienst of burgers van buiten het departement (publiek en buitenlandse ambassades) te informeren
Resultaatgebieden
Alsleidinggevendehet verzekeren van de directie van de dienst (22 medewerkers)
teneinde
het beheer van de dienst te coördineren en te programmeren
Voorbeelden van taken
- het informeren van de medewerkers van de dienst over reglementeringen en procedures
- het programmeren van de taken naargelang de algemene en gerichte termijnen
- het invoeren van vernieuwingen in de werking van de dienst, ook op het gebied van informatica
- het schetsen van de realisatie van de voorziene werkzaamheden (personeelsplannen..)
Alsassistenthet ondersteunen van de directeur van de directie Buitenlands personeel
teneinde
toe te laten de taken toevertrouwd door de hiërarchie tot een goed einde te brengen
Voorbeelden van taken
- het voorbereiden van synthesenota's en van schriftelijke antwoorden op vragen
- het zoeken van informatie in de individuele dossiers van de medewerkers
- het opmaken van voorstellen ter attentie van de hiërarchie
- diverse adviezen (veranderingen, promoties, opening van posten, enz ...
- bijstand op het niveau van de voorbereiding van reizen naar het buitenland
Alsvertegenwoordigerhet vertegenwoordigen van de dienst binnen verschillende beslissingsfora (intern en extern)
teneinde
het standpunt van de FOD inzake buitenlands personeel te verdedigen
Voorbeelden van taken
- deelname aan interne vergaderingen (gemeenschappen en gewesten, enz.)
- externe ontmoetingen met vertegenwoordigers van andere FOD's (Financiën, Defensie)
Alsdossierbeheerderhet superviseren van het beheer van de individuele dossiers van het personeel
teneinde
te garanderen dat alle dossiers optimaal behandeld worden
Voorbeelden van taken
- het superviseren van de werking, de toegang en de vernieuwing van de verschillende informaticaprogramma's voor het beheer van individuele dossiers
Alscontactpersoonals contactpersoon dienen tussen de centrale dienst in Brussel en de posten in het buitenland
teneinde
te antwoorden op alle vragen van het personeel, de posten, de Belgische en buitenlandse instellingen
Voorbeelden van taken
- antwoorden op de vragen van het personeel over administratieve en financiële aspecten van hun dossier
- het informeren van de Belgische posten in het buitenland over de reglementering die van kracht is
- het informeren van het publiek en de buitenlandse ambassades in Brussel over vragen i.v.m. het beleid van het buitenlands personeel (statuut, statistieken,enz.)
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
de hiërarchie
|
reglementering, beslissingen
|
nota's
|
voortdurend
|
de posten in het buitenland
|
buitenlandse context (levenskost , statistieken...)
|
verslagen
|
voortdurend
|
de medewerkers in het buitenland
|
info i.v.m. hun dossier
|
verslagen, brieven
|
voortdurend
|
instellingen/andere FOD's
|
statistieken, studies...
|
verslagen
|
gericht
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
de hiërarchie
|
twee categorieën: algemene thematische informatie, statistieken, voorspellingen, of individuele info
|
nota's
|
voortdurend
|
de posten in het buitenland
|
instructies
|
mails
|
voortdurend
|
de posten in het buitenland
|
instructieuitleg
|
mails
|
gericht
|
het personeel in het buitenland of in de centrale administratie
|
alles ivm administratieve en financiële aspecten van hun functie
|
per brief, e-mail ...
|
plaatselijk en vaak
|
de instellingen en andere FOD's
|
administratief en financieel regime van het personeel in het buitenland
|
post, ontmoetingen
|
gericht
|
de klanten (individuele of groepen en instellingen zoals buitenlandse ambassades in Brussel)
|
info over externe loopbanen
|
post, mails
|
gericht
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
Voorzitter: N, Directeur P&O N-1
Directeur van het Buitenlands Personeel N-2
De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- een deel van de administratieve en financiële briefwisseling
De functie moet autorisatie vragen voor
- Deze functie vertoont de bijzonderheid een erg verminderde autonomie te geven, gezien enerzijds de belangrijke proportie van officiële aktes die het personeel aangaan (promoties, veranderingen, financieel regime, enz ... die een handtekening van hogerop nodig hebben (minister of voorzitter van het directiecomité) en anderzijds de interactiviteit van de behandelde vragen met de bevoegdheden van andere directies of diensten (FOD Budget en Beheerscontrole , Directoraat-Generaal Budget...), die coördinatie en handtekening van hogerop vereist.
Impact
Totaal werkbudget entiteit
1.223.389.000 EUR
Eigen werkbudget
nihil
Andere kwantitatieve gegevens
1. nihil
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- vooral de wetgeving over het statuut van het Rijkspersoneel, maar ook de internationale reglementering (bvb. Conventie van Wenen over diplomatieke en consulaire relaties, ...
Welke vernieuwingen
- eerst en vooral een verbetering van informaticatools (toegang en behandeling van de individuele gegevens), wat leidt tot meer efficiëntie, snelheid en transparantie (vb. problematiek van de uitkeringen van de post)
- verhoogde bescherming van de persoonlijke gegevens
Gebaseerd op welk referentiekader
|